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商务会议琐事多，需要小心(会议持续2天以上)。1.地点：商务会议中，需要注意以下几点：a .客户是否需要在公司附近(一般情况下，客户会要求在自己公司附近，方便客户往返公司)b .离机场、火车站的距离以及交通情况(要考虑到会议前后会安排接送机。如果交通不便，经常堵车，就要增加开会的车辆。增加成本)c .周边环境(周边环境一定要好，太乱的话对整体形象影响很大)d .价格和硬件设施(酒店从功能上分为商务酒店、会议酒店、旅游酒店)商务酒店：主要接待商务散客，酒店硬件设施不错，但是价格贵，场地不会充足。会议酒店：主要以会议接待为主，一开始就是为了接待大型会议而设计的。旅游：酒店主要是接待旅游团，酒店环境会很差，而且旅游团会对酒店硬件造成很大的破坏，所以要避免选择这样的酒店。2.前期安排：在前期安排中，要注意以下几点：a .是否需要接机。如果客户有此要求，请客户提供人员到达北京的时间表。如果是火车，具体要哪节车厢，根据人员到达北京的时间、航班、车次，计算需要多少会议车辆。b .酒店房间布置，最好选择整层包住房间，方便管理。同时询问是否有人需要独居，是否有领导需要公寓，是否有特殊要求。c .花和水果。有些顾客要求房间里有水果，套房里有鲜花。水果可以在五道口水果批发市场购买，但是要记住提前算好数量，如果有需要削皮的水果要配水果刀。多买水果，分发给酒店的客房部、餐饮部、销售部，在会议中会提供很大的帮助。会议车辆的安排。在会议用车的使用上可以使用租用的红旗车，但需要注意的是，这些车也应该主要用于会议。这些车辆没有网罩，没有顶灯，车况良好。不要使用在街上拉散客的车辆。车辆的使用应该以接送前期和接送后期为主。如果中间客户要求在会议期间安排会议车辆，要给司机留有余地。e .如需提供预定返程机票、火车票，应提前与售票点联系。f .酒店协调，要提前和酒店协商好会议日程，具体到每天开多少房间，用餐人数，场地的使用和布置，接待的安排。如果有高层领导在场，我们还应该指定一个详细的安全计划。停车位的使用。g活动审批有以下几项。1.交通：大型活动要提前向交管部门备案，人多或者级别很高的时候要请交警到现场维持秩序。准备好活动车辆通行证。2.卫生：大型露天活动，应提前安排临时厕所和垃圾清扫运输。3.当地管理部门：在活动举办地区，你要提前去管理部门备案审批。4.用餐：由于大型活动参与人数较多，应提前与送餐公司预约。5.舞蹈：大型活动要慎重选择舞蹈公司，因为小公司虽然便宜但是没有资质，在申请审批的时候会造成不必要的麻烦，而大型的舞蹈公司，比如灯光(体育)、舞台建筑(北奥)等，长期在各个管理系教学，所以虽然价格会贵一些，但是可以省去很多不必要的麻烦和费用。

示例：

A.在会议开始前一天入住酒店，安排第二天的接机和接待。接送安排可以由其中一个会议司机协调安排，因为长时间在路上跑可以更安心的控制时间。b .如果上帝安排第二天入住，要提前联系前台，开房间，拿房间钥匙。但需要注意的是，如果事先没有和前台约定，房费从拿到房间钥匙的那一刻开始计算。一定要做到，先拿钥匙，客人入住后通知前台开始收费。第二天安排总机叫醒客人。c .会议正式日06: 00:提前检查早餐是否准备好，等待客人开始用餐。06: 30:客人开始用餐时，检查场地准备和路牌指引。07: 00:会议开始，在会场入口处检查参会人员证件，协调会场安排。注意是否有非参与者进入现场。09: 00:与酒店确认午餐和下午会议地点的安排，解决会议中的问题。10: 30:会议结束后，安排与会人员回房间休息。10: 30:检查午餐安排11: 30:引导与会人员用餐(注意和餐饮部的工作人员搞好关系，因为这种会议一般是自助餐。餐厅门口的女主人手里会有一个柜台，酒店会根据记录的人数来结账。)13: 00:引导学员回房间休息。13: 00:进行楼层巡逻，避免外人打扰客人休息，注意安全(小偷和会议骗子)。如果是公司采购部等关键部门的会议，为避免销售公司的打扰，所有送客人的东西都必须由会务组转交。3: 30:检查下午会场准备情况。14: 00:当天上午会议期间进行安排。16: 30:引导学员回房间休息。16: 30:查看晚餐安排(这里注意很多参与者晚上不在酒店吃饭，如果是桌餐请提前确认人数)。17: 30:引导学员用餐。19: 00:引导学员回房间休息。20: 00:楼层巡逻，注意安全。晚上，客人会走进其他房间，而不会关上自己房间的门。同时，一些会议作弊者会在这个时候通过和其他与会者打牌来欺骗与会者。24: 00:酒店前台将对当天酒店各部门发生的费用进行统计。去前台索要当天会议产生的所有费用。回来后，和自己的记录对比一下。如果发现有错误，第二天要和销售部协调。如果第三天的会议没有其他变化，继续按照这个流程进行。4.会议结束前一天：你要联系出票人，把参会人员预定的机票和机票发给参会人员。

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