如何正确使用传真机

传真机是一种便捷的办公设备，用于通过电话线路传输文件。无论是发送还是接收传真，掌握正确的操作步骤都能提高工作效率。以下是使用传真机的基本方法：

首先，在使用传真机之前，请确保设备已连接好电源和电话线，并检查纸张是否充足。如果需要发送传真，将要发送的文件正面朝下放入传真机的进纸槽中。大多数传真机会自动识别文件并开始扫描，因此无需手动设置。

接下来，输入接收方的传真号码。号码通常由区号和电话号码组成，确保输入无误非常重要，否则可能导致传真无法送达或被退回。部分传真机还支持存储常用联系人，这样可以避免频繁输入号码带来的麻烦。

在确认号码后，按下“发送”按钮。此时，传真机会自动进行扫描、压缩数据并通过电话线路传输文件。这一过程可能需要几分钟时间，具体取决于文件大小和网络状况。发送完成后，机器会发出提示音，并显示发送成功的状态信息。

如果需要接收传真，则需保持传真机处于开机状态，并开启自动接收功能。当有传真到达时，传真机会自动打印接收到的内容。若未启用自动接收模式，可以通过手动操作来获取传真。拿起话筒后，听到传真信号音（连续的“嘟嘟”声），即可按下相应的接收键。

此外，日常维护也很重要。定期清理传真机的滚轴和出纸口，防止卡纸现象发生；妥善保存接收到的重要文件，避免泄露隐私。同时，注意耗材更换，如墨粉或热敏带等，以保证传真效果清晰。

总之，传真机操作简单，但细节决定成败。只要按照上述步骤规范操作，就能轻松完成文件的传递任务，为工作带来便利。