形式发票（Proforma Invoice，简称PI）是一种特殊的商业文件，用于在正式交易前向买家提供商品的详细信息和价格预估。它不是正式的发票，但可以作为买卖双方之间的初步协议，也可以用于出口报关、申请信用证等目的。以下是创建形式发票的基本步骤：

1. 收集必要信息

- 卖方信息：包括公司名称、地址、联系方式等。

- 买方信息：同样需要提供详细的公司或个人联系信息。

- 商品详情：包括商品描述、数量、单价、总金额等。

- 运输方式：如空运、海运等。

- 支付条款：比如30天内付款，或者预付部分款项等。

2. 使用合适的模板

可以使用Word文档、Excel表格或专门的发票软件来制作形式发票。确保模板包含所有必要的信息字段，并保持格式整洁、专业。

3. 填写信息

根据收集到的信息，逐项填写形式发票上的各个栏目。特别注意商品描述要清晰准确，避免引起误解；金额应以双方同意的货币单位表示。

4. 审核并发送

完成填写后，仔细检查是否有遗漏或错误。确认无误后，通过电子邮件或其他约定的方式发送给买方。同时，保留一份副本以备后续参考。

5. 记录与跟进

将形式发票的相关信息录入公司的销售管理系统中，便于日后查询和跟踪订单状态。

形式发票虽然不是法律意义上的发票，但在国际贸易中扮演着重要角色。正确地准备和使用形式发票有助于促进交易顺利进行，减少潜在的误解和争议。